giovedì 3 giugno 2004

Inprinting 2004: in primo piano il software di management

Computerworld Italia - giovedì 3 giugno 2004


Il maggior controllo sul flusso documentale è anche una strategia per vendere nuove stampanti


di Giorgio Fusari





PADOVA - Con un bilancio di oltre 4mila operatori professionali in tre giorni, si è chiusa a Padova l'ottava edizione di Inprinting, la mostra-convegno dedicata alla gestione del ciclo di vita del documento, cui hanno partecipato diverse fra le più importanti aziende attive nel mercato delle periferiche e delle soluzioni di stampa. L'impressione più netta emersa visitando la fiera, però, non è di aver visto modelli di stampanti più sofisticate e perfezionate nella finitura dei documenti, quanto soluzioni software ampiamente personalizzabili e in grado di estendere di gran lunga gli utilizzi tradizionali delle stampanti. Infatti le aziende espositrici di periferiche per l'ufficio, più che sull'hardware, quest'anno hanno posto l'accento della loro offerta sulla capacità del corredo software di integrarsi con l'infrastruttura IT aziendale, per rendere più efficiente la gestione delle periferiche e ampliarne le funzionalità. Soprattutto il focus delle attuali soluzioni è sulla capacità di organizzare meglio il flusso documentale, con un'attenzione particolare agli aspetti della sicurezza e ad attività chiave come l'archiviazione elettronica, la distribuzione e la pubblicazione dei documenti digitali sui vari mezzi di comunicazione oggi disponibili, fra cui le intranet e i portali aziendali.



Inoltre stanno aumentando le società che hanno l'esigenza di accrescere il valore dei documenti per le strategie di fidelizzazione della clientela con tecnologie di CRM sempre più complesse, non più basate soltanto sui canali classici della comunicazione (giornali, brochure, affissioni, ecc.) ma anche sulla posta elettronica e sul Web. "Le banche e anche altre aziende hanno sempre più bisogno di stampare documenti sempre più elaborati", ha detto Michael Turton, presidente per il Regno Unito e l'Irlanda di Xplor International, l'organizzazione mondiale degli utenti e fornitori di prodotti e servizi per l'informazione personalizzata tramite varie tecnologie di gestione documentale.



Saper organizzare i contenuti diventa quindi il tema nodale: come ha spiegato Guido Plazzotta, senior solutions specialist della divisione di Lexmark dedicata ai servizi e alle soluzioni di stampa, la possibilità di organizzare, stampare e distribuire in maniera flessibile, sia all'interno che all'esterno dell'azienda, i documenti cartacei e digitali permette di creare applicazioni che possono rendere più efficienti e meno costosi diversi processi di business che presiedono alle varie fasi del ciclo di vita del documento.



Un'altra tendenza nel quadro di continua crescita della quantità dei documenti è di cominciare a fornire, assieme alla periferica di stampa, anche un software di gestione documentale che, attraverso tecniche di indicizzazione, consente un rapido recupero dei file in un secondo tempo. In altri casi viene invece fornito solo un software di gestione in grado di integrarsi con applicazioni di document management sviluppate da terze parti. [CWI]







Gestione documentale: quanto costa?

Non c'è molta chiarezza sull'entità dei costi generati dalla gestione quotidiana dei documenti che arrivano a uffici e reparti aziendali, per poi essere distribuiti all'interno dell'impresa e scambiati con fornitori e partner commerciali. Infatti, secondo un'indagine condotta da Xplor Italia Research su un campione di medie e grandi aziende, solo una ridotta minoranza degli IT manager intervistati risulta avere una piena consapevolezza dei costi legati alla gestione dei processi e delle piattaforme di document management. Eppure, specie quando si verificano errori di archiviazione o distribuzione, la gestione dei documenti può arrivare a occupare anche fino al 60% delle attività svolte in ufficio.

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