Multifunzione, cambia la comunicazione in ufficio
NetworkWorld - febbraio 2000
Le soluzioni integrate come alternativa ai sistemi tradizionali di stampa e copia
Chiunque operi nel mondo delle tecnologie per l’automazione dell’ufficio ha spesso sentito pronunciare, accanto al termine "digitale", anche quello di "multifunzione" o di apparecchio multifunzionale, cioè di macchina in grado di svolgere da sola funzioni di stampante, copiatrice, scanner e fax. I vendor lavorano da tempo a questi prodotti, che sembrano porsi come la sintesi, la specie più evoluta di tutta una grande famiglia di dispositivi, sviluppati in questi anni allo scopo di semplificare e rendere più efficienti molte mansioni di routine nell’ambiente di lavoro. Solo qualche anno fa stampanti e copiatrici erano due mondi distinti: le prime intese come periferiche nate per funzionare solo collegate a un computer, mentre le fotocopiatrici tradizionali analogiche erano macchine a sé stanti, create per produrre copie dei documenti e per essere a disposizione degli utenti dell’azienda in una determinata area dell’ufficio.
"Uragano" digitale
Da quando però i principali produttori di soluzioni per l’ufficio hanno cominciato a presentare nella loro gamma, accanto ai prodotti analogici, le prime copiatrici digitali, in grado di funzionare anche come stampanti, e da quando le aziende del settore informatico hanno a loro volta proposto ai clienti stampanti che, integrate con moduli specifici, si trasformano in copiatrici, si è innescata una fase di convergenza tecnologica.
Il "ciclone digitale" ha determinato e continua a produrre effetti molto profondi in questo mercato, non solo perché gli apparecchi multifunzione si caratterizzano come una categoria ibrida fra le precedenti, ma anche perché l’avanzata della multifunzione sta modificando le modalità di veicolazione del flusso dei documenti e quindi le stesse abitudini e il modo di lavorare delle persone in ufficio.
Dalla filosofia del "print and distribute" classica (che si concretizzava nella stampa da pc dei documenti, nella successiva fase di copiatura presso una copiatrice stand-alone e, poi, nella distribuzione delle copie a tutti i destinatari) con la multifunzione, che consente la stampa/copiatura in rete, la filosofia diventa "distribute and print": prima di tutto il documento viene inviato via rete da una postazione pc a tutti i destinatari, che a loro volta possono decidere se stamparlo su carta o meno. Insomma, con la multifunzione e l’avvento dell’ufficio digitale in cui tutte le funzioni sono integrate nella postazione pc, l’utente non ha più bisogno di alzarsi dalla scrivania per andare a fare una fotocopia.
Integrazione e modularitÃ
Le tipologie di prodotti multifunzione attualmente presenti sul mercato corrispondono naturalmente a diversi segmenti di utenza e dispongono di prestazioni, caratteristiche e dotazioni di accessori che variano in funzione delle applicazioni a cui sono indirizzati. Una prima distinzione, più grossolana, si può fare fra apparecchi multifunzione integrati, che già incorporano tutte le diverse funzioni di base, come stampa, copia, scansione e invio di fax in un solo corpo macchina, e apparecchi multifunzione modulari, che vengono inizialmente venduti come copiatrici digitali o come copiatrici-stampanti digitali, per poi essere estesi attraverso appositi moduli specifici forniti opzionalmente per lo svolgimento delle altre funzioni.
Poiché per multifunzione s’intendono quei sistemi in grado di svolgere almeno alcune tra le quattro funzioni citate, questa definizione corrisponde sul mercato a categorie di apparecchi che possono essere anche molto diversi, sia in termini di dotazione e prestazioni che per costi di acquisizione ed esercizio. Per intenderci, l’offerta spazia dai sistemi desktop integrati stampante-copiatrice-scanner che costano poco più di un milione di lire e che si mettono sulla scrivania, alle copiatrici o copiatrici/stampanti digitali modulari di fascia medio-alta, dal costo di svariati milioni a seconda delle configurazioni.
Perché multifunzione
Diventando digitali, oggi le copiatrici si arricchiscono di un’ampia dotazione di interfacce standard od opzionali che consentono di collegarle a un pc e alla rete aziendale, al pari delle stampanti.
I vantaggi che si hanno a inserire in ufficio una multifunzione sono diversi. Naturalmente va subito detto che per una scelta corretta occorre sempre valutare il tipo di apparecchio e in quale misura questo sostituirà le macchine tradizionali, tenendo presente la realtà lavorativa nella quale si opera e le sue necessità , sia in termini di applicazioni che di volumi di lavoro da sostenere. A parte questa considerazione, bisogna senz’altro dire che il primo vantaggio di una multifunzione inserita in azienda è la maggior produttività degli utenti, generalmente ottenuta grazie alla capacità dell’apparecchio di lavorare in rete. La multifunzione è una risorsa condivisibile dai vari utenti della rete direttamente dalle postazioni di lavoro, e ciò significa molto, se si considerano i cali di produttività causati dai frequenti spostamenti dalla propria scrivania per fare una fotocopia o mandare un fax. In questa modalità di lavoro invece è possibile lanciare dal proprio applicativo sul personal computer una stampa o una copia di un documento e quindi proseguire il proprio lavoro. I sistemi multifunzione sono di solito in grado di eseguire, entro certi limiti e con priorità predefinite se i comandi da eseguire arrivano nello stesso istante, più funzioni contemporaneamente; così, mentre la macchina sta inviando un fax, può per esempio eseguire una fotocopia.
I produttori e i rivenditori di apparecchi multifunzione sottolineano in genere la loro maggior affidabilità , la versatilità e la presenza di funzioni di editing del documento. A differenza dei modelli analogici, in cui l’originale necessita di una scansione per ogni copia, i sistemi digitali multifunzione dispongono di una memoria che consente di eseguire una sola scansione, risparmiando sull’usura della lampada e delle parti meccaniche in movimento. Tramite funzioni di tipo "scan once, copy many" l’originale, una volta memorizzato, si può riprodurre in tutte le copie che si desiderano, con evidenti risparmi sugli interventi di manutenzione.
Sempre dal punto di vista della manutenzione degli apparecchi, un altro vantaggio può essere individuato nel fatto che il ricambio dei prodotti consumabili si può gestire per una sola apparecchiatura. In altre parole, chi si occupa di controllare e sostituire i componenti non è costretto a reperire i materiali di consumo per il fax, la stampante o la copiatrice, che spesso possono essere anche di marche differenti.
Tra gli svantaggi principali che derivano dall’inserimento di una multifunzione di un certo livello in ufficio è da considerare la mancanza di un’adeguata assistenza tecnica, in grado di risolvere con efficienza i principali problemi che possono insorgere quando si collega una di queste apparecchiature alla rete aziendale.
Si tratta prima di tutto di una questione di cultura informatica che le società costruttrici devono saper trasferire ai loro canali di distribuzione, ma anche di spirito d’iniziativa del rivenditore.
Chi fa assistenza al cliente su prodotti multifunzione oggi deve saper comunicare con l’IT manager o l’esperto informatico dell’azienda e deve quindi possedere la necessaria competenza informatica in quanto a software e hardware di rete.
TCO, ma non solo
Nel quadro di convergenza (o concorrenza) fra due prodotti così importanti per le attività dell’ufficio come le stampanti e le copiatrici, manager e responsabili dei sistemi IT cercano di comprenderne vantaggi e svantaggi, per stabilire come ottimizzare i costi di gestione delle apparecchiature necessarie per il business. Anche IDC ha realizzato uno studio che prende in considerazione i costi operativi e di gestione delle stampanti laser e li confronta con quelli delle copiatrici digitali e dei dispositivi multifunzione. Secondo lo studio le stampanti laser di rete risultano avere un TCO (Total Cost of Ownership, ossia il costo operativo totale di possesso) nettamente inferiore rispetto alle copiatrici digitali. La conclusione assume notevole peso in ambienti lavorativi dove occorre far fronte alla produzione e gestione di grandi moli di informazioni su carta. Il minor costo per pagina delle stampanti laser si osserva soprattutto, secondo l’indagine di IDC, nei segmenti dei dispositivi da 16-24 ppm e 25-35 ppm, in cui le stampanti laser sarebbero più convenienti, sul piano dei costi d’esercizio, rispetto alle copiatrici digitali e ai sistemi multifunzione, con TCO più bassi anche del 50%. Secondo la ricerca, gli utilizzatori considerano nei piani di acquisizione delle periferiche qualità , facilità d’uso e costi, mentre le copiatrici tendono a offrire vantaggi soprattutto per quanto riguarda le capacità multifunzionali e le opzioni di finitura. La sfida tra copiatrici e stampanti, comunque, non si giocherà tutta a colpi di TCO. L’opinione di Roberto Solcia, marketing communication manager di Ricoh Italia, è che occorre valutare con attenzione le prestazioni offerte dalle diverse apparecchiature: "Se ci riferiamo ai soli costi di utilizzo, il costo per pagina di un prodotto multifunzione è inferiore rispetto a quello di una stampante. Se per esempio prendiamo in considerazione i nostri multifunzione Aficio b/n fino alle 35 ppm, il costo per pagina va dalle 20 alle 35 lire, comprensivo dei costi dei prodotti di consumo, dei ricambi e della manutenzione, contro le 35-50 lire del costo per pagina dei soli prodotti di una stampante laser b/n. D’altro canto è vero che, preso nella sua globalità , il costo di un prodotto multifunzione è superiore rispetto a quello di una stampante laser pura. Si tratta però di soluzioni non comparabili: un prodotto multifunzione è in grado di soddisfare esigenze di copia, fax e talvolta scanner che una stampante non è in grado di offrire. Certo è chiaro che, qualora si utilizzasse un prodotto multifunzione come pura stampante, il ragionamento sarebbe valido, ma l’ipotesi è quanto meno remota. Altra importante considerazione da fare è quella relativa ai carichi di lavoro: una stampante non sarà mai in grado di sopportare i carichi di lavoro mensili assicurati invece da un prodotto multifunzione".
"Per dare una risposta puntuale - spiega Paolo Carrozza, product manager System Products di Minolta Italia - sarebbe opportuno verificare sotto quali ipotesi sono state elaborate le valutazioni di IDC; nello specifico i costi per pagina di un sistema multifunzione sono usualmente inferiori rispetto alle stampanti, tuttavia vanno considerati alcuni costi di manutenzione e altre voci di costo che non esistono per le stampanti. A questo proposito va suggerito un confronto più corretto per la valutazione del TCO: un sistema digitale multifunzione paragonato a una stampante e una copiatrice insieme, a parità di pagine stampate e copiate. Ammesso e non concesso che la stampante abbia un costo di esercizio inferiore, essa fornisce anche un servizio dimezzato, quindi il confronto non è significativo, a meno che il sistema digitale sia stato fornito in alternativa a una stampante e non a una stampante e una copiatrice insieme".
Sul settore dei dispositivi multifunzione punta certamente Hewlett-Packard che nel mercato printing, e in particolare nel segmento delle stampanti laser dipartimentali, ha sviluppato prodotti e tecnologie mirate all’ottimizzazione del Total Cost of Ownership. Lo conferma Bruna Bottesi, marketing manager Imaging Printing Systems di Hewlett-Packard: "Grazie all’esperienza acquisita nel settore delle stampanti laser, Hewlett-Packard ha ampliato la propria gamma con prodotti multifunzione come i Mopier, che integrano funzionalità di stampa, copia e scan-to-mail, rafforzando ulteriormente il proprio impegno nell’ottenere il miglior rapporto prezzo/prestazioni. La completezza dell’offerta ci consente di essere protagonisti nella convergente realtà del mondo copia e stampa".
Giorgio Fusari
Le soluzioni integrate come alternativa ai sistemi tradizionali di stampa e copia
"Uragano" digitale
Da quando però i principali produttori di soluzioni per l’ufficio hanno cominciato a presentare nella loro gamma, accanto ai prodotti analogici, le prime copiatrici digitali, in grado di funzionare anche come stampanti, e da quando le aziende del settore informatico hanno a loro volta proposto ai clienti stampanti che, integrate con moduli specifici, si trasformano in copiatrici, si è innescata una fase di convergenza tecnologica.
Il "ciclone digitale" ha determinato e continua a produrre effetti molto profondi in questo mercato, non solo perché gli apparecchi multifunzione si caratterizzano come una categoria ibrida fra le precedenti, ma anche perché l’avanzata della multifunzione sta modificando le modalità di veicolazione del flusso dei documenti e quindi le stesse abitudini e il modo di lavorare delle persone in ufficio.
Dalla filosofia del "print and distribute" classica (che si concretizzava nella stampa da pc dei documenti, nella successiva fase di copiatura presso una copiatrice stand-alone e, poi, nella distribuzione delle copie a tutti i destinatari) con la multifunzione, che consente la stampa/copiatura in rete, la filosofia diventa "distribute and print": prima di tutto il documento viene inviato via rete da una postazione pc a tutti i destinatari, che a loro volta possono decidere se stamparlo su carta o meno. Insomma, con la multifunzione e l’avvento dell’ufficio digitale in cui tutte le funzioni sono integrate nella postazione pc, l’utente non ha più bisogno di alzarsi dalla scrivania per andare a fare una fotocopia.
Integrazione e modularitÃ
Le tipologie di prodotti multifunzione attualmente presenti sul mercato corrispondono naturalmente a diversi segmenti di utenza e dispongono di prestazioni, caratteristiche e dotazioni di accessori che variano in funzione delle applicazioni a cui sono indirizzati. Una prima distinzione, più grossolana, si può fare fra apparecchi multifunzione integrati, che già incorporano tutte le diverse funzioni di base, come stampa, copia, scansione e invio di fax in un solo corpo macchina, e apparecchi multifunzione modulari, che vengono inizialmente venduti come copiatrici digitali o come copiatrici-stampanti digitali, per poi essere estesi attraverso appositi moduli specifici forniti opzionalmente per lo svolgimento delle altre funzioni.
Poiché per multifunzione s’intendono quei sistemi in grado di svolgere almeno alcune tra le quattro funzioni citate, questa definizione corrisponde sul mercato a categorie di apparecchi che possono essere anche molto diversi, sia in termini di dotazione e prestazioni che per costi di acquisizione ed esercizio. Per intenderci, l’offerta spazia dai sistemi desktop integrati stampante-copiatrice-scanner che costano poco più di un milione di lire e che si mettono sulla scrivania, alle copiatrici o copiatrici/stampanti digitali modulari di fascia medio-alta, dal costo di svariati milioni a seconda delle configurazioni.
Perché multifunzione
Diventando digitali, oggi le copiatrici si arricchiscono di un’ampia dotazione di interfacce standard od opzionali che consentono di collegarle a un pc e alla rete aziendale, al pari delle stampanti.
I vantaggi che si hanno a inserire in ufficio una multifunzione sono diversi. Naturalmente va subito detto che per una scelta corretta occorre sempre valutare il tipo di apparecchio e in quale misura questo sostituirà le macchine tradizionali, tenendo presente la realtà lavorativa nella quale si opera e le sue necessità , sia in termini di applicazioni che di volumi di lavoro da sostenere. A parte questa considerazione, bisogna senz’altro dire che il primo vantaggio di una multifunzione inserita in azienda è la maggior produttività degli utenti, generalmente ottenuta grazie alla capacità dell’apparecchio di lavorare in rete. La multifunzione è una risorsa condivisibile dai vari utenti della rete direttamente dalle postazioni di lavoro, e ciò significa molto, se si considerano i cali di produttività causati dai frequenti spostamenti dalla propria scrivania per fare una fotocopia o mandare un fax. In questa modalità di lavoro invece è possibile lanciare dal proprio applicativo sul personal computer una stampa o una copia di un documento e quindi proseguire il proprio lavoro. I sistemi multifunzione sono di solito in grado di eseguire, entro certi limiti e con priorità predefinite se i comandi da eseguire arrivano nello stesso istante, più funzioni contemporaneamente; così, mentre la macchina sta inviando un fax, può per esempio eseguire una fotocopia.
I produttori e i rivenditori di apparecchi multifunzione sottolineano in genere la loro maggior affidabilità , la versatilità e la presenza di funzioni di editing del documento. A differenza dei modelli analogici, in cui l’originale necessita di una scansione per ogni copia, i sistemi digitali multifunzione dispongono di una memoria che consente di eseguire una sola scansione, risparmiando sull’usura della lampada e delle parti meccaniche in movimento. Tramite funzioni di tipo "scan once, copy many" l’originale, una volta memorizzato, si può riprodurre in tutte le copie che si desiderano, con evidenti risparmi sugli interventi di manutenzione.
Sempre dal punto di vista della manutenzione degli apparecchi, un altro vantaggio può essere individuato nel fatto che il ricambio dei prodotti consumabili si può gestire per una sola apparecchiatura. In altre parole, chi si occupa di controllare e sostituire i componenti non è costretto a reperire i materiali di consumo per il fax, la stampante o la copiatrice, che spesso possono essere anche di marche differenti.
Tra gli svantaggi principali che derivano dall’inserimento di una multifunzione di un certo livello in ufficio è da considerare la mancanza di un’adeguata assistenza tecnica, in grado di risolvere con efficienza i principali problemi che possono insorgere quando si collega una di queste apparecchiature alla rete aziendale.
Si tratta prima di tutto di una questione di cultura informatica che le società costruttrici devono saper trasferire ai loro canali di distribuzione, ma anche di spirito d’iniziativa del rivenditore.
Chi fa assistenza al cliente su prodotti multifunzione oggi deve saper comunicare con l’IT manager o l’esperto informatico dell’azienda e deve quindi possedere la necessaria competenza informatica in quanto a software e hardware di rete.
TCO, ma non solo
Nel quadro di convergenza (o concorrenza) fra due prodotti così importanti per le attività dell’ufficio come le stampanti e le copiatrici, manager e responsabili dei sistemi IT cercano di comprenderne vantaggi e svantaggi, per stabilire come ottimizzare i costi di gestione delle apparecchiature necessarie per il business. Anche IDC ha realizzato uno studio che prende in considerazione i costi operativi e di gestione delle stampanti laser e li confronta con quelli delle copiatrici digitali e dei dispositivi multifunzione. Secondo lo studio le stampanti laser di rete risultano avere un TCO (Total Cost of Ownership, ossia il costo operativo totale di possesso) nettamente inferiore rispetto alle copiatrici digitali. La conclusione assume notevole peso in ambienti lavorativi dove occorre far fronte alla produzione e gestione di grandi moli di informazioni su carta. Il minor costo per pagina delle stampanti laser si osserva soprattutto, secondo l’indagine di IDC, nei segmenti dei dispositivi da 16-24 ppm e 25-35 ppm, in cui le stampanti laser sarebbero più convenienti, sul piano dei costi d’esercizio, rispetto alle copiatrici digitali e ai sistemi multifunzione, con TCO più bassi anche del 50%. Secondo la ricerca, gli utilizzatori considerano nei piani di acquisizione delle periferiche qualità , facilità d’uso e costi, mentre le copiatrici tendono a offrire vantaggi soprattutto per quanto riguarda le capacità multifunzionali e le opzioni di finitura. La sfida tra copiatrici e stampanti, comunque, non si giocherà tutta a colpi di TCO. L’opinione di Roberto Solcia, marketing communication manager di Ricoh Italia, è che occorre valutare con attenzione le prestazioni offerte dalle diverse apparecchiature: "Se ci riferiamo ai soli costi di utilizzo, il costo per pagina di un prodotto multifunzione è inferiore rispetto a quello di una stampante. Se per esempio prendiamo in considerazione i nostri multifunzione Aficio b/n fino alle 35 ppm, il costo per pagina va dalle 20 alle 35 lire, comprensivo dei costi dei prodotti di consumo, dei ricambi e della manutenzione, contro le 35-50 lire del costo per pagina dei soli prodotti di una stampante laser b/n. D’altro canto è vero che, preso nella sua globalità , il costo di un prodotto multifunzione è superiore rispetto a quello di una stampante laser pura. Si tratta però di soluzioni non comparabili: un prodotto multifunzione è in grado di soddisfare esigenze di copia, fax e talvolta scanner che una stampante non è in grado di offrire. Certo è chiaro che, qualora si utilizzasse un prodotto multifunzione come pura stampante, il ragionamento sarebbe valido, ma l’ipotesi è quanto meno remota. Altra importante considerazione da fare è quella relativa ai carichi di lavoro: una stampante non sarà mai in grado di sopportare i carichi di lavoro mensili assicurati invece da un prodotto multifunzione".
"Per dare una risposta puntuale - spiega Paolo Carrozza, product manager System Products di Minolta Italia - sarebbe opportuno verificare sotto quali ipotesi sono state elaborate le valutazioni di IDC; nello specifico i costi per pagina di un sistema multifunzione sono usualmente inferiori rispetto alle stampanti, tuttavia vanno considerati alcuni costi di manutenzione e altre voci di costo che non esistono per le stampanti. A questo proposito va suggerito un confronto più corretto per la valutazione del TCO: un sistema digitale multifunzione paragonato a una stampante e una copiatrice insieme, a parità di pagine stampate e copiate. Ammesso e non concesso che la stampante abbia un costo di esercizio inferiore, essa fornisce anche un servizio dimezzato, quindi il confronto non è significativo, a meno che il sistema digitale sia stato fornito in alternativa a una stampante e non a una stampante e una copiatrice insieme".
Sul settore dei dispositivi multifunzione punta certamente Hewlett-Packard che nel mercato printing, e in particolare nel segmento delle stampanti laser dipartimentali, ha sviluppato prodotti e tecnologie mirate all’ottimizzazione del Total Cost of Ownership. Lo conferma Bruna Bottesi, marketing manager Imaging Printing Systems di Hewlett-Packard: "Grazie all’esperienza acquisita nel settore delle stampanti laser, Hewlett-Packard ha ampliato la propria gamma con prodotti multifunzione come i Mopier, che integrano funzionalità di stampa, copia e scan-to-mail, rafforzando ulteriormente il proprio impegno nell’ottenere il miglior rapporto prezzo/prestazioni. La completezza dell’offerta ci consente di essere protagonisti nella convergente realtà del mondo copia e stampa".
Giorgio Fusari
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