giovedì 17 luglio 2003

Videocomunicazione: non solo per top-manager

Network World Italia - 17 luglio 2003



di Giorgio Fusari



Dentro e fuori la rete aziendale le tecnologie per trasmettere filmati sulla rete IP aiutano a migliorare lo scambio di informazioni e la produttività del lavoro, rendendo tutti anche più sicuri.



Èpassato molto tempo e sono cambiate diverse cose da quando la videoconferenza era un servizio utilizzato soltanto dal top management dell’azienda, talvolta mostrato e vissuto come uno status symbol. Oggi questo servizio ha infatti accresciuto molto la propria diffusione e si usa di più e a diversi livelli dell’impresa.



Fra l’altro negli ultimi tempi, anche in seguito ai recenti fatti di cronaca (vedi terrorismo internazionale, virus della Sars), la sua popolarità è aumentata ancora di più facendo leva sui vantaggi di sicurezza personale che può offrire fornendo agli utenti la possibilità di scambiare informazioni a distanza, senza essere fisicamente presenti in un dato luogo.




Un ventaglio di opzioni



Attualmente però la videoconferenza rappresenta solo una delle scelte disponibili all’interno di un’offerta ben più ampia di funzionalità che la tecnologia mette a disposizione e che gli operatori del settore e gli addetti ai lavori preferiscono definire con il termine videocomunicazione.



Cosa ha permesso questa evoluzione? Una decina d’anni fa, per far comunicare un gruppo di persone in videoconferenza erano necessarie attrezzature specifiche (set top box), costose e di uso non facile; in questi casi le connessioni a banda larga utilizzate erano in genere linee ISDN (Integrated Services Digital Network) e i partecipanti dovevano essere presenti in sale riunioni equipaggiate in maniera adeguata.



Inoltre per ciascuna sessione di videoconferenza i costi di collegamento ISDN potevano essere anche onerosi, in rapporto alla durata dei collegamenti e alla distanza delle località messe tra loro in comunicazione.



Davanti alla scrivania



Oggi invece, pur utilizzando ancora tali sistemi, si parla sempre più di sessioni di videocomunicazione "desktop" in cui gli utenti si trovano semplicemente seduti davanti al pc della loro scrivania, che è ormai diventato una postazione multimediale dotata di periferiche come videocamera, casse acustiche e microfono.



Questi utenti possono non solo vedersi e sentirsi reciprocamente ma disporre anche di funzionalità aggiuntive, come la possibilità di condividere dati e applicazioni (file e data sharing) o di comunicare in modalità testuale (instant messaging).



Inoltre la rete di supporto per il collegamento tende a migrare verso la Intranet, a livello locale, o su Internet se la connessione è a livello geografico: si tratta certo di tecnologie che, quando in grado di fornire un buon livello di qualità nelle comunicazioni, possono produrre un forte impatto sull’adozione del servizio e abbattere i costi telefonici.





Vari dispositivi



In passato un grosso limite della videocomunicazione, ora in via di superamento, è sempre stato la complessità di utilizzo e la specificità delle apparecchiature. Oggi però un’impresa che desidera instaurare una comunicazione audiovisuale con i propri interlocutori di business non è più vincolata alla tipologia di dispositivo necessario per abilitare il servizio. Quest’ultimo può essere il semplice videotelefono, il pc con microfono e casse acustiche o un più costoso sistema da sala in grado di gestire il collegamento simultaneo di molti utenti. Scegliere l’uno o l’altro dipende dalle particolari necessità di ciascuna organizzazione.



Sempre più IP



Il trend che porta progressivamente la videocomunicazione a migrare su protocollo IP è confermato anche dai dati di mercato. Alcune stime di IDC (vedere tabelle in queste pagine) relative al periodo 2000-2005, mettendo a confronto i sistemi tradizionali e le tecnologie attuali, prevedono per i prossimi anni una forte crescita soprattutto dei moderni sistemi di videcomunicazione desktop, sia nel nostro Paese che nel Vecchio Continente in generale.



Servizi aggiunti



L’utilizzo diffuso e comune dei pc e del Web da parte di fasce di utenti via via più diversificate, nonché le possibilità applicative che derivano dalla digitalizzazione delle informazioni spingono quindi con forza la videocomunicazione a trasferirsi sulla Rete. Proprio lo spettro di applicazioni aggiunte ai classici servizi di videoconferenza fa prediligere l’uso di questo termine onnicomprensivo, che si declina secondo diverse accezioni in funzione del tipo di soluzioni realizzate.



"Dal nostro punto di vista - spiega Roberto Giamagli, vice president national sales e business development di Aethra - videocomunicazione è ormai un termine molto generico e direi che con esso intendiamo tutto ciò che concerne trasmissioni audio-video-dati su reti a larga banda; quindi c’è l’apertura degli scenari applicativi a qualunque servizio o nuova applicazione in cui questi tre elementi insieme costituiscano un valore aggiunto".



LARGA BANDA

Reti che consentono trasmissione dati ad alta velocità, e comunque superiore ai 64 Kbps



Verso le PMI



Nel settore industriale la videocomunicazione, non più patrimonio esclusivo delle grandi organizzazioni multinazionali, oggi si estende anche al mondo delle piccole e medie imprese. In questi ambienti professionali, posto che i vantaggi del servizio possono assumere peso diverso in rapporto al tipo e all’attività di ogni azienda, il primo beneficio a essere percepito è in genere quello della riduzione di costi, resa possibile dai tagli realizzabili sul budget per le spese di viaggio, soggiorno e trasferta del personale.



Il secondo vantaggio forse meno appariscente, ma non certo trascurabile, è poi la capacità con la videocomunicazione di generare una maggior tempestività nelle scelte strategiche e quindi di sviluppare più efficienza nei processi decisionali.



Come la prende il dipendente?



In generale l’introduzione della videocomunicazione ha un impatto positivo sul modello organizzativo dell’azienda, perché aumenta le opportunità di relazione fra le persone e quindi la loro attività. Però attenzione: gli effetti dipendono anche dal tipo di ambiente lavorativo preesistente. "I viaggi e i tempi di spostamento - spiega Roberto Giamagli, vice president national sales e business development di Aethra - che tipicamente in alcune aziende pesano, in altre possono invece essere un meccanismo di incentivazione.



Il bilanciamento di questa variabile è quindi la chiave che il management deve tenere in considerazione per introdurre per gradi una tecnologia che tutto sommato alla fine è semplice, anche se può essere considerata complessa da chi la vede come un’imposizione e non come un’opportunità in più".



Quando i servizi di videocomunicazione vengono adottati solo in un’ottica di riduzione dei costi, il personale lo percepisce quasi subito e lo strumento ha più difficoltà a prendere campo all’interno delle normali procedure operative. Si tratta dunque di un mezzo che, specie nelle realtà dove non vi è incentivo all’utilizzo, va introdotto con una decisione aziendale che punta a modificare e migliorare le procedure operative e organizzative quotidiane e che lo staff dirigenziale deve comunicare con chiarezza a tutti i dipendenti.



Non solo per i grandi



Anche all’interno delle piccole e medie imprese la qualità della comunicazione e la produttività del lavoro possono quindi crescere attraverso la possibilità di condurre riunioni video non più soltanto tra alti dirigenti nelle fasi evolute di una trattativa commerciale ma anche, ad esempio, tra la tra sede principale di un’azienda e le sue filiali sul territorio, per far incontrare collaboratori, clienti e fornitori in unico spazio virtuale comune.



Uno spazio dove virtuale non è sinonimo di "irreale" ma di "immateriale" e in cui le persone possono scambiarsi le informazioni con maggior frequenza di quanto potrebbero fare nel mondo fisico, per conferire maggiore continuità e qualità alle loro relazioni d’affari. Si pensi poi alla possibilità di un uso intra-aziendale del servizio, come quello tra l’impresa e i propri fornitori, per migliorare i processi logistici di acquisto e consegna di merci o prodotti.



Gli utenti dei servizi di videocomunicazione oggi sono quindi sempre più anche i "middle manager" e tutte le altre figure professionali che partecipano alla realizzazione di un progetto e che all’interno del medesimo sono chiamate a fornire un contributo importante, ad esempio in termini di supporto tecnico o di marketing.



Apprendere a distanza



Videocomunicazione significa anche possibilità di formazione a distanza tramite applicazioni di teledidattica che permettono di erogare e distribuire via rete corsi in svariate sedi sul territorio. Qui le modalità utilizzate sono essenzialmente due: la fruizione dei contenuti formativi da parte degli allievi può avvenire in modalità differita (asincrona) oppure in tempo reale (sincrona).



Nel primo caso si può trattare di filmati preregistrati che una volta visionati possono essere integrati con approfondimenti di vario genere, reperibili dallo studente attraverso eserciziari, glossari, tramite il collegamento a determinati link sul Web o a forum di discussione on line. Tali informazioni sono poi condivisibili anche con altri membri del gruppo di formazione.



Nel secondo caso, contenuti come il know how, il patrimonio di conoscenze di un’azienda o la sua strategia possono essere diffusi da un "docente" ai dipendenti della società in tempo reale e secondo una modalità unidirezionale (cioè da uno a molti).



In sostanza la persona che sta presentando un argomento può avvalersi mentre parla di presentazioni e slide in formato elettronico di cui gestisce l’avanzamento: chi si connette a questa sessione "live" dall’altra parte del filo potrà vedere un’inquadratura del docente con accanto la stessa presentazione. Chi segue può poi avere a disposizione strumenti di interazione in tempo reale come servizi di chat e di lavagna (whiteboard), attivabili o disattivabili a seconda delle necessità dall’amministratore del sistema.



Soluzioni di questo genere consentono alle aziende di risparmiare risorse per l’organizzazione di corsi tradizionali in aula, che comporta la gestione degli ambienti e degli spostamenti fisici del personale docente.



IDC: mercato videocomunicazione desktop in evoluzione e ricavi in ascesa



Secondo IDC il mercato mondiale delle applicazioni software per videocomunicazione desktop è destinato a crescere significativamente nei prossimi anni. "Questo sviluppo - spiega Luca Bartollino, associate senior consultant in IDC Italia - è attribuibile principalmente a diversi fattori. Sul versante dell’offerta, giocano a favore l’ingresso di importanti operatori come Microsoft e IBM, nonché il miglioramento qualitativo dei prodotti, soprattutto in termini di facilità d’utilizzo. Sul fronte della domanda, rileviamo invece una maggiore maturità tecnologica delle aziende e un maggior interesse per queste applicazioni da parte degli utenti.



Dal punto di vista tecnologico, tra gli stimoli c’è la miglior capacità di elaborazione multimediale espressa dai pc".



Però, nonostante la presenza nel comparto di prodotti di buona qualità e di vendor importanti, il mercato non è "chiuso": nel senso che non vi è ancora un vero leader, né in termini di diffusione del prodotto (numero di utenti) né in termini di superiori prestazioni dello stesso.



Di conseguenza le aspettative del comparto, sia in termini di evoluzione che di ricavi attesi, appaiono positive. In generale vengono identificati alcuni "driver" per il mercato delle applicazioni di videocomunicazione desktop.



"Il primo - continua Bartollino - è l’abbattimento delle barriere spaziali, che consente l’interazione e la collaborazione di più persone geograficamente distribuite sul territorio". Seguono altre motivazioni positive come il notevole risparmio di tempo e denaro per la riduzione di viaggi e trasferte; l’utilizzo diretto dalla propria scrivania avendo subito a disposizione tutto ciò che occorre; i costi inferiori rispetto alle soluzioni di videoconferenza realizzate tramite set-top-box (apparati di costo elevato).



A fianco di questi driver, IDC evidenzia però anche l’esistenza di alcuni "inhibitor": fra questi il primo è la disponibilità di banda limitata sulle Intranet e ancor più su Internet. Seguono la difficoltà di interazione quando i partecipanti sono numerosi; l’ancora scarsa preparazione degli utenti dal punto di vista tecnologico e culturale, soprattutto nel caso delle piccole e medie aziende; le barriere psicologiche degli utenti ad essere visti in video; la presenza in azienda di soluzioni di videoconferenza realizzate tramite set-top-box.



Percorsi personalizzati



Inoltre tramite l’e-learning diventa pensabile anche organizzare percorsi formativi personalizzati attraverso l’erogazione in modalità asincrona di contenuti specifici per singoli individui da specializzare su certe aree, cosa che risulterebbe troppo costoso fare con i sistemi tradizionali. Poiché per il momento lo scenario prevalente è ancora quello della distribuzione di contenuti in modalità differita, il limite di una formazione non ancora abbastanza interattiva come quella classica tra insegnante e studenti viene per ora attenuato con strumenti di interazione in tempo reale come lo scambio via chat di messaggi. L’obiettivo però è di giungere a instaurare un vero proprio rapporto bidirezionale a tutti i livelli fra il tutor e i propri allievi.



CHAT

Software che permettono di discorrere su Internet in tempo reale in forma principalmente testuale





Video a tutto tondo



Gli ambiti applicativi della videocomunicazione si estendono poi a molti altri campi. In Italia varie azioni intraprese dal Governo sono volte per esempio a utilizzare questo servizio nelle aree del monitoraggio ambientale e del territorio, della protezione civile o nella creazione di servizi multimediali a banda larga per il mondo della Pubblica Amministrazione (e-government).



Queste tecnologie sono adottate anche dal settore della Giustizia (legge n. 11, 7 gennaio 1998), quando per ragioni di sicurezza e di ordine pubblico il trasferimento del detenuto (boss mafiosi, capi della criminalità organizzata) da una città all’altra per arrivare all’aula di processo può risultare di elevata pericolosità.



Sempre più IP



Nelle soluzioni di videocontrollo delle attività cittadine per la pubblica sicurezza e di monitoraggio del traffico nelle diverse aree urbane si utilizzano telecamere dislocate nei punti più nevralgici.



Anche in ambito extraurbano sono distribuiti vari punti di osservazione che attraverso le reti telematiche permettono alle società che gestiscono le principali arterie di comunicazione sul territorio di conoscere e controllare in maniera costante lo stato della viabilità stradale e autostradale, in modo da poter fornire utili indicazioni logistiche agli automobilisti in viaggio. Il settore della videosorveglianza sta inoltre salendo alla ribalta non solo per quanto riguarda pubblico ma anche in quello prettamente privato.



In ospedale



Un ultimo ambito applicativo è quello della telemedicina. In questo caso le immagini trasmesse con sistemi e infrastrutture di videocomunicazione devono essere di alta qualità e avere la massima definizione.



Questo ad esempio per comunicare in maniera corretta via rete a un collega di un altro ospedale la pluralità di informazioni sullo stato clinico di un paziente (documenti, radiografie, ecografie o altri referti medici). Anche qui la possibilità di collegamento in remoto consente di superare le barriere spazio-temporali, fonte dei problemi organizzativi che ostacolano, talvolta in modo drammatico, la necessità di intervenire su un paziente in maniera veramente tempestiva.



La chiarezza dei termini



- Videoconferenza set-top-box: si riferisce alla capacità di fornire un collegamento audio-video ai partecipanti alla conferenza ed è stato tradizionalmente fornito su linee dedicate a larga banda (ISDN). Essa richiede l’utilizzo di attrezzature specifiche, e i partecipanti devono essere presenti in una conference room (solitamente una sala riunioni) appositamente attrezzata

- Videocomunicazione desktop: si riferisce alla possibilità di fornire ai partecipanti un collegamento audio-video e comprende spesso funzionalità aggiuntive quali messaggistica istantanea, condivisione di dati e di applicazioni. Essa utilizza come strumento di comunicazione un comune pc dotato di videocamera, microfono e casse acustiche o cuffie. I pc dei partecipanti possono essere tra loro connessi attraverso rete Intranet o Internet

- I servizi di videoconferenza riguardano una comunicazione audio e video a due vie tra due (point-to-point conferencing) o due/più punti (multi-point conferencing). Questa comunicazione include servizi di video conferenza che vengono trasmessi su reti ISDN legacy gestite, Internet pubblica e reti IP gestite.

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